Le rôle des entreprises ne se limite plus à la vente ou à la prestation de services. Elles se doivent d’accompagner leurs clients en restant en contact avec eux. Pour y arriver, elles ont le choix entre plusieurs moyens et l’usage d’un centre d’appel chargé d’assister et de conseiller les clients via appel téléphonique est l’une des solutions les plus efficaces. Voici comment réussir l’accueil téléphonique de votre entreprise.
Faites appel à une agence spécialisée
Le système d’accueil téléphonique d’une entreprise se doit d’être efficace et performant. L’attente au téléphone étant brève, il est important de pouvoir délivrer l’essentiel de l’information le plus vite possible. Il peut s’agir :
- des promotions en cours ;
- des services que vous proposez ;
- ou encore de nouvelles heures d’ouverture.
Vous pouvez opter pour des messages préenregistrés qui vous permettront d’assister convenablement votre clientèle. S’il s’agit de répondre à des préoccupations par exemple, ces messages sont définis en tenant compte des soucis les plus récurrents auxquels les clients sont confrontés.
Peu importe le message que vous délivrez, assurez-vous que ce soit fait avec enthousiasme et gaieté. Créez donc des annonces succinctes, mais aussi captivantes et professionnelles.
Aussi, vous devez profiter de tous les créneaux pour marquer votre présence : attente téléphonique ou encore répondeuse. Pourquoi ne pas créer un slogan ou une musique caractéristique de votre entreprise ?! Cela permettra à vos clients de vous reconnaître partout où ils l’entendront.
Certaines agences telles que ATS Studios ont pour vocation de vous accompagner dans ce sens. Il s’agit d’une agence de communication sonore spécialisée dans la création d’identité sonore. Pionnière du message téléphonique en France, cette agence a plus de 30 ans d’expérience.
Mettez en place un centre d’appel
Si vous optez pour un centre d’appel, alors vous avez décidé de vous entretenir directement avec vos clients ou vos prospects. La mise en place du centre d’appel nécessite d’avoir des agents qui assurent l’assistance téléphonique pendant les heures d’ouverture. Étant en contact avec les clients, ils se doivent de développer certaines compétences afin de garantir un accueil téléphonique de qualité.
La première est l’écoute. En effet, ils doivent partir du principe que le client qui appelle est préoccupé et pressé. Une fois la présentation de l’entreprise terminée, il est important de le laisser s’exprimer afin de comprendre sa préoccupation et de l’aider efficacement. Pour ce faire, les agents doivent apprendre à repérer rapidement l’origine du souci de leur interlocuteur.
Ensuite, ils doivent arborer un sourire permanent. L’échange a beau être téléphonique, la voix d’une personne qui sourit est reconnaissable. Le client voit ainsi que son appel est le bienvenu et il garde une très bonne image de l’entreprise.
Enfin, ils ne doivent surtout pas être agressifs avec le client. Il est important de savoir faire preuve de respect et d’empathie envers ce dernier. Cela lui prouve que votre entreprise est là pour lui, pour l’assister. Cette attitude permet aussi de calmer votre client si ce dernier exprime vivement son mécontentement.
L’assemblage de tous ces ingrédients vous garantira à coup sûr un accueil téléphonique impeccable, ce qui aboutit inévitablement à des clients satisfaits.