C’est quasiment devenu une injonction : “soyez plus productifs !”. Elle est souvent rappelée dans les entreprises. Gérer un planning peut être très compliqué ou fort simple, si l’on sait comment procéder. Réussir à respecter un planning impose de savoir où vous allez, de définir comment vous y allez, de vous demander quels seront les obstacles pouvant vous ralentir, mais aussi de rester concentré quoi qu’il arrive. Suivez le guide !
Ayez toujours des objectifs clairement définis
L’erreur traditionnelle que font les personnes refusant de définir des objectifs se résume dans la phrase : “il y a toujours des imprévus”. Cette phrase dit la vérité, mais ce que ceux qui l’énoncent oublient, c’est que planifier n’a jamais signifié nier l’existence d’imprévus.
Définir avec précision des objectifs, c’est écrire les objectifs en questions. Notez tout ! Si vous pensez à un moment que des objectifs doivent être remaniés, écrivez que vous modifiez à cause d’imprévus et identifiez les imprévus. Ces documents resteront après la fin de l’activité et vous permettront d’apprendre et de vous améliorer perpétuellement.
Si vous avez prévu de terminer chaque jour un chapitre du rapport de 250 pages à livrer à la fin de mois, le fait que vous soyez happé par un imprévu n’est pas un problème. Vous aurez simplement du retard à rattraper. Vous devrez impérativement vous y atteler dès le lendemain. Il ne faut surtout pas laisser le travail s’accumuler en cas de retard. Accumuler est le meilleur moyen de semer le découragement. Efficacité dans la gestion de votre planning et procrastination sont inconciliables.
Définissez ses priorités
Utiliser un logiciel de gestion de planning vous permettra de rester concentré sur ce qui est effectivement prioritaire, important. Autrement dit, vous devrez faire des choix.
Le seul moyen d’y parvenir est d’accepter une évidence : “choisir, c’est renoncer !”. Inutile d’essayer, vous ne pourrez jamais tout faire. Le logiciel vous permettra non seulement de savoir ce que vous devrez faire, mais aussi de percevoir les imbrications entre vos différentes activités. Percevoir la trame globale liant ce que vous faites va vous donner la motivation nécessaire pour mener les activités les plus harassantes, car vous saurez que le succès d’activités futures dépend de celles du présent.
Vous devrez apprendre à déléguer des travaux occupant un volume trop important de votre temps. Objectif : concentrer votre énergie sur l’essentiel.
Un système efficace de gestion de planning pour faire le tri dans vos activités c’est la matrice d’Eisenhower. Avant de commencer quoi que ce soit ou de changer ce que vous êtes en train de faire, assurez-vous que l’activité que vous allez commencer va vous (r)apporter des gains.
Fixez toujours des limites pour terminer une activité
Pour être sûr de terminer votre travail quotidien, supprimez impitoyablement tout ce qui peut vous distraire. En premier lieu, les réseaux sociaux sur internet car ils sont excessivement chronophages. Vous éprouveriez une grosse surprise si vous comptabilisiez le temps que vous passez chaque jour à aimer une publication ou à rire devant une vidéo d’un chat qui danse.
Chaque fois que vous commencez un travail, définissez une date de fin et ne soyez pas trop indulgent. Prenez le temps d’observer que les réunions n’ayant pas d’heure de fin ont la désagréable manie de s’éterniser.
C’est par souci d’efficacité que tout projet a précisément une date de début et une date de fin. Cela impose d’optimiser l’utilisation du temps, donc d’être plus efficace.
